Verteilungslisten sind in Formularvorlagen enthalten, damit Sie die PDF-Datei eines Formulars an eine Gruppe von Personen senden können, wenn sich der Workflow-Status des Formulars in einen bestimmten Status ändert.
Eine Verteilungsliste bezieht sich auf eine Gruppe von einer oder mehreren Geschäftspersonen, an die Sie eine PDF-Datei eines Formulars senden können, wenn sich ein Workflow-Status des Formulars ändert.
Vielleicht möchten Sie z. B. die Kopie eines Formulars an die Ansprechperson eines Subunternehmers sowie an den Kundenvertreter und den Generalunternehmer senden, wenn sich der Status eines Qualitätsprüfungsformulars von „Offen“ zu „Zur Inspektion bereit“ ändert. In diesem Fall könnten Sie eine Verteilungsliste mit dem Namen „Qualität“ erstellen und dann ein Formular „Qualitätskontrollen“ konfigurieren, um eine PDF-Datei an die Mitglieder dieser Liste zu senden.
Verteilungslisten werden in Formularvorlagen auf Geschäftsbereichsebene erstellt. Wenn einem Projekt ein Formular zugewiesen wird, ist diese Verteilungsliste enthalten. Formulare können dann auf Projektebene konfiguriert werden, um PDF-Dateien auch an projektspezifische Verteilungslisten und Projektorganisationen zu senden. Benutzer von Geräten und Webanwendungen können außerdem eine Kopie des Formulars an weitere Personen senden, um den Workflow-Status des Formulars zu ändern.
Damit eine Person Mitglied einer Verteilungsliste sein kann, muss sie in Field View aktiv sein und eine E-Mail-Adresse in der Field View Webanwendung haben.