Sie können Workflow-Status innerhalb einer Formularvorlage auf Geschäftsbereichsebene eine Verteilungsliste zuweisen. Wenn die Formularvorlage einem beliebigen Projekt zugewiesen wird, enthält das Formular diese Verteilungsliste. Dies ist eine Liste von Personen, die eine E-Mail mit einer PDF-Datei eines Formulars erhalten, wenn sich ein Workflow-Status im Formular geändert hat.
Es muss bereits eine Verteilungsliste erstellt worden sein. Weitere Informationen finden Sie unter Verteilungsliste für Formulare erstellen.
Direktaufruf:
- Vergewissern Sie sich, dass im Feld Geschäftsbereich der richtige Geschäftsbereich ausgewählt ist, und dass im Feld Projekt kein Projekt ausgewählt ist.
- Wählen Sie .
- (Optional) Suchen Sie im Bildschirm Formularvorlagen konfigurieren auf der Registerkarte Suche die Formularvorlage, der Sie eine Verteilungsliste zuweisen möchten. Geben Sie Kriterien in die Suchfelder ein, und klicken Sie auf Suche.
- Klicken Sie in der Tabelle mit der rechten Maustaste auf die Formularvorlage und dann auf Verteilungsliste.
- Klicken Sie im Fenster Verteilungsliste in der Spalte Verteilungsliste auf
und dann auf Verteilungsliste hinzufügen. - Klicken Sie im Feld Bitte einen Status wählen im Fenster Verteilungslisten hinzufügen auf einen oder mehrere Statuszustände, denen Sie die Verteilungsliste zuweisen möchten, und klicken Sie auf Schließen.
- (Optional) Suchen Sie über das Feld Suche die Verteilungsliste, die Sie dem Status zuweisen möchten, und klicken Sie auf Suche.
- Wählen Sie in der Tabelle Verteilungsliste eine oder mehrere Verteilungslisten aus, die Sie zuweisen möchten. Klicken Sie auf Speichern.
- Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 8, bis allen Statuszuständen eine oder mehrere Verteilungslisten zugewiesen sind.
- (Optional) Aktivieren Sie neben jedem Status die Kontrollkästchen, um ein PDF des Formulars an weitere Empfänger zu senden:
- Zuweisende Person benachrichtigen
- Zuweisende Organisation benachrichtigen
- Zugewiesene Organisation benachrichtigen
- Klicken Sie auf Schließen.