Sie können eine Liste von Personen definieren, die eine PDF-Datei eines Formulars per E-Mail erhalten sollen, wenn sich ein Workflow-Status des Formulars geändert hat.
Damit eine Geschäftsperson in eine Verteilungsliste aufgenommen werden kann, muss sie bereits eine E-Mail-Adresse in der Field View Webanwendung haben.
- Vergewissern Sie sich, dass im Feld Geschäftsbereich der richtige Geschäftsbereich ausgewählt ist, und dass im Feld Projekt kein Projekt ausgewählt ist.
- Wählen Sie .
- Klicken Sie im Bildschirm Verteilungslisten auf die Schaltfläche Verteilungslisten hinzufügen
. - Geben Sie auf der Registerkarte Verteilungsliste hinzufügen/bearbeiten im Feld Verteilungsliste einen Namen für die Liste ein.
- Wählen Sie im Abschnitt Sichtbarkeit aus, welche Geschäftsbereiche die Verteilungsliste anzeigen können. Wenn Sie die Option Geschäftsbereich und darunter auswählen, können Sie den Standardgeschäftsbereich ändern, indem Sie auf
klicken, im Fenster Auswahl der Organisationssichtbarkeit auf einen anderen Geschäftsbereich klicken und dann auf Anwenden klicken. - Klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie im Bereich Verteilungslisten auf die Liste, die Sie gerade erstellt haben.
- Klicken Sie im Bereich Empfänger der Verteilungsliste auf , um das Fenster Empfänger der Verteilungsliste hinzufügen zu öffnen.
- Aktivieren Sie im Fenster Empfänger der Verteilungsliste hinzufügen die Kontrollkästchen neben den Benutzern, die Sie in der Liste einschließen möchten.
Sie können die Namen sortieren, indem Sie auf die Spalten in der Empfängertabelle klicken.
Anmerkung: Vergewissern Sie sich, dass für alle Empfänger in der Spalte E-Mail eine E-Mail-Adresse angezeigt wird, bevor Sie sie zu einer Verteilungsliste hinzufügen. Wenn ein Benutzer keine E-Mail-Adresse hat, können Sie diese auf der Seite Geschäftspersonen mit der Option Person bearbeiten hinzufügen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Die Verteilungsliste wird erstellt und Sie können sie nun einem oder mehreren Formularen zuweisen, entweder auf Geschäftsbereichsebene oder auf Projektebene.