Verteilungsliste zu einer Formularvorlage auf Projektebene zuweisen

Sie können einer Formularvorlage in einem Projekt zusätzliche Verteilungslisten zuweisen, sodass beim Ändern eines Workflow-Status eine PDF-Kopie des Formulars an die Verteilungsliste gesendet wird. Diese Liste ergänzt alle Verteilungslisten, die für die Formularvorlage auf der Ebene des Geschäftsbereichs eingerichtet wurden.

1. Vergewissern Sie sich, dass im Feld Geschäftsbereich der richtige Geschäftsbereich ausgewählt ist, und dass im Feld Projekt das richtige Projekt ausgewählt ist.
2. Wählen Sie Projektkonfiguration > Zuweisen > Formularvorlagen.
3. (Optional) Verwenden Sie im Bildschirm Formularvorlagen den Bereich Suche, um die gewünschte Formularvorlage zu finden.
   1. Geben Sie Suchkriterien ein.
   2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Projekt-Formularvorlage.
   3. Klicken Sie auf Suche.
4. Klicken Sie im Bereich Projektformulare mit der rechten Maustaste auf die Formularvorlage, und wählen Sie Verteilungsliste, um das Fenster Verteilungsliste zu öffnen.
   
5. Klicken Sie im Fenster Verteilungsliste in der Spaltenüberschrift Projekt-Verteilungsliste auf , und wählen Sie Verteilungsliste hinzufügen.
   Das Fenster Verteilungslisten hinzufügen wird angezeigt.

   

   1. Klicken Sie im Fenster Verteilungslisten hinzufügen auf den Dropdownpfeil für das Feld Bitte einen Status wählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Status, dem Sie die Verteilungsliste zuordnen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
      Wichtig: Achten Sie beim Konfigurieren von Benachrichtigungen für Formularzeitpläne, dass Sie die Verteilungsliste dem ersten Status des Formulars zuweisen.
   2. Wählen Sie eine Verteilungsliste wie folgt aus:
      • Klicken Sie in das Feld Suche, geben Sie den Namen der Verteilungsliste ein, die Sie dem Status zuweisen möchten, und klicken Sie dann auf Suche.
      • Aktivieren Sie in der Tabelle Verteilungsliste das Kontrollkästchen für jede Verteilungsliste, die Sie zuweisen möchten.

      Anmerkung: Die Verteilungslisten, die in der Spalte Verteilungsliste für jeden Status angezeigt werden, werden auf der Ebene des Geschäftsbereichs zugewiesen und können auf Projektebene nicht geändert werden. Sie müssen diese Listen dem Status nicht erneut zuweisen.
   3. Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern und wieder zum Fenster Verteilungsliste zu wechseln.
6. (Optional) Wenn Sie eine Projektorganisation in die Formularverteilung aufnehmen möchten, klicken Sie im Bildschirm Verteilungsliste in der Spalte Projektorganisationen auf und wählen Sie dann Projektorganisation hinzufügen.
   1. Klicken Sie im Fenster Projektorganisation hinzufügen auf den Dropdownpfeil für das Feld Bitte einen Status wählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jeden Status, dem Sie die Organisation zuordnen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.
   2. Wählen Sie eine Organisation wie folgt aus:
      • Klicken Sie in das Feld Suche, geben Sie den Namen der Organisation ein, die Sie dem Status zuweisen möchten, und klicken Sie dann auf Suche.
      • Aktivieren Sie in der Tabelle Organisation das Kontrollkästchen für jede Organisationsliste, die Sie zuweisen möchten.
   3. Klicken Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern und wieder zum Fenster Verteilungsliste zu wechseln.
7. (Optional) Wenn Sie eine externe E-Mail-Adresse hinzufügen möchten:
   1. Klicken Sie neben der Projekt-Verteilungsliste auf das Plussymbol und dann auf Externe E-Mail-Adresse hinzufügen.
   2. Wählen Sie einen Status aus, der für die externe E-Mail-Adresse angewendet werden soll.
   3. Geben Sie die externe E-Mail-Adresse ein.
   4. Klicken Sie auf Speichern.
8. (Optional) Aktivieren Sie neben jedem Status die Kontrollkästchen, um PDF-Kopien des Formulars an weitere Empfänger zu senden:
   • Zuweisende Person benachrichtigen
   • Zuweisende Organisation benachrichtigen
   • Zugewiesene Organisation benachrichtigen
9. Klicken Sie auf Schließen.