Status zu einer Workflow-Vorlage hinzufügen

Sie können Statuszustände zu einer Workflow-Vorlage hinzufügen oder ändern, um die im Workflow verfügbaren Zustände zu definieren. Alle Änderungen, die Sie vornehmen, sobald ein Workflow in Gebrauch ist, wirken sich auf alle Projekte aus, die diesen Workflow verwenden.

1. Vergewissern Sie sich, dass im Feld Geschäftsbereich der richtige Geschäftsbereich ausgewählt ist, und dass im Feld Projekt kein Projekt ausgewählt ist.
2. Wählen Sie Geschäftskonfiguration > Standardeinstellungen und Vorlagen > Workflow-Vorlagen.
3. Wählen Sie im Bildschirm „Workflow-Vorlagen“ im Bereich „Workflow-Vorlagen“ die Workflow-Vorlage, der Sie Sie Statuszustände hinzufügen möchten.
4. Wählen Sie im Bereich „Statuszustände der Workflow-Vorlage“ die Option Hinzufügen.
5. Geben Sie im Bildschirm Status für Workflow-Vorlage hinzufügen im Feld Status der Workflow-Vorlage einen Namen für den Status ein.
6. Um eine Farbe hinzuzufügen, wählen Sie Auswählen und dann eine Farbe.
   Diese Farbe wird auf dem Gerät oder in der Webanwendung angezeigt, wenn Sie den Status auswählen. Sie wird auch in Berichten angezeigt.

   • Rot wird häufig verwendet, um den Status „offen“ oder „nicht begonnen“ anzugeben, es kann aber auch verwendet werden, um den Status „abgelehnt“ oder andere Problemzustände anzugeben.

   • Gelb wird häufig verwendet, um den Status „abgeschlossen“ anzugeben, es kann aber auch verwendet werden, um den Status „in Bearbeitung“ anzugeben.

   • Grün wird häufig verwendet, um den Status „abgeschlossen“ und/oder „endgültig“ anzugeben.

7. Aktivieren Sie ein oder mehrere Kontrollkästchen für diesen Status, um die Analyse von Formularen, Aufgaben und Standorten oder Prozessen zu erleichtern:

   Typ des Workflow-Status	Definition
   Abgeschlossen	Wird häufig verwendet, um anzugeben, dass die Arbeit erledigt ist, aber noch nicht geprüft oder abgenommen wurde. In einem Workflow kann nur jeweils ein Status auf „abgeschlossen“ eingestellt werden. Der Status „Abgeschlossen“ ist nützlich für das Filtern von Aufgaben und Formularen. Wenn Sie den Status einer Aufgabe zu „Abgeschlossen“ ändern, wird das Feld ActualFinishDate automatisch ausgefüllt. Sie können eine Aufgabe oder ein Formular mit dem Status „Abgeschlossen“ so lange bearbeiten, bis der Status in schreibgeschützt geändert wird. Mehr als ein Schritt kann den Status „Abgeschlossen“ haben.
   Geschlossen	Der Status „Geschlossen“ bedeutet, dass der Workflow beendet ist, auch wenn er noch nicht endgültig ist. Zum Beispiel kann ein Schritt mit der Beschreibung „Abgelehnt“ oder „Nicht anwendbar“ den Workflow mit dem Status „Geschlossen“ beenden. Der Status „Geschlossen“ ist nützlich zum Filtern von Aufgaben und Formularen. Wenn Sie den Status einer Aufgabe in „Geschlossen“ ändern, wird das Feld ActualFinishDate automatisch ausgefüllt. Sie können eine Aufgabe oder ein Formular mit dem Status „Geschlossen“ so lange bearbeiten, bis der Status ebenfalls in schreibgeschützt geändert wird .
   Endgültig	Der Status „Endgültig“ sperrt einen Workflow. Sie können einen Workflow mit einem Status „Endgültig“ nicht erneut öffnen. Sie können nur einen Schritt mit dem Status „Endgültig“ haben. Ein Status „Endgültig“ muss auch den Status „Geschlossen“ haben. Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um den Status „Endgültig“ festzulegen, wählt Field View automatisch auch „Geschlossen“. Nur ein Schritt kann den Status „Endgültig“ haben.

   Optionen für den Workflow-Status	Definition
   Schreibgeschützte Formularantworten	Verhindert, dass Benutzer die Formularantworten bearbeiten. Sie können weiterhin Bilder, Kommentare und Anhänge hinzufügen. Gegebenenfalls kann ein Benutzer den Status in einen anderen Status ändern, der dann das Bearbeiten zulässt.
   Schreibgeschützte Aktionen, Anhänge und Kommentare	Sorgt dafür, dass die Aktions-, Kommentar- und Bildsymbole für den Benutzer nicht mehr verfügbar sind, nachdem das Formular schreibgeschützt wird. Ein Benutzer kann den Status gegebenenfalls in einen anderen Status ändern, der dann das Hinzufügen von Aktionen, Kommentaren und Bildern ermöglicht.
   Unterschrift erforderlich	Der Benutzer muss eine Unterschrift leisten, bevor er ein Element in diesen Status ändern darf.

8. Mit den Kontrollkästchen Synchronisationsstatus zum Gerät und Synchronisierte Medien werden Daten oder Fotos und andere Medien für ein Projekt verwaltet, wenn Benutzer ihre Geräte synchronisieren. Wenn Sie diese Optionen für einen Status deaktivieren, werden nicht mehr benötigte Projektdaten entfernt, um Speicherplatz zu sparen und die Unordnung auf dem Gerät zu verringern. Standardmäßig sind beide Kontrollkästchen aktiviert und alle Daten werden für jeden Status mit den Geräten synchronisiert. Unabhängig davon, was ausgewählt ist, sind alle Daten auf der Website stets sichtbar.

   • Wenn Sie möchten, dass Aufgaben oder Formulare, die auf diesen Status eingestellt wurden, wenn der Benutzer sein Gerät synchronisiert, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Synchronisationsstatus zum Gerät.

     Prozesse und Ausstattung sind davon nicht betroffen.

   • Wenn Sie möchten, dass Medien, die Aufgaben, Formularen oder Prozessen mit diesem Status zugewiesen sind, entfernt werden, wenn der Benutzer sein Gerät synchronisiert, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Synchronisierte Medien.

     Ausstattung ist davon nicht betroffen.

9. Wählen Sie Speichern.