Sie können einen privaten Dokumentcontainer erstellen, sodass mehrere Benutzer Elemente in den Container hochladen können, aber nur die Elemente sehen können, die sie persönlich hochgeladen haben. Ein praktischer Anwendungsfall für einen privaten Dokumentcontainer ist ein Personalcontainer, in dem Mitarbeiter persönliche Formulare hochladen können, die nur sie und die Personalabteilung sehen können.
Anmerkung: Bei der Verwendung von Workflows in privaten Containern ist besondere Vorsicht geboten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste dorthin, wo Sie den Dokumentcontainer erstellen möchten, und wechseln Sie zu .
Das Fenster „Diesen Container konfigurieren“ wird angezeigt.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren privaten Dokumentcontainer ein.
- Wählen Sie unter Private Sicherheit die Option Privat.
- Legen Sie fest, ob andere Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn eine Aktivität in diesem Container stattfindet. Wählen Sie unter Standard-E-Mail-Empfänger die Aktivität aus, über die Sie die Benutzer benachrichtigen möchten, und wählen Sie dann die Benutzer aus, die die Benachrichtigungen erhalten sollen.
| Option | Bezeichnung |
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| Hinzufügen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Empfänger benachrichtigt werden sollen, wenn neue Elemente zum Container hinzugefügt werden. |
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| Bearbeiten | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Empfänger benachrichtigt werden sollen, wenn Elemente im Container bearbeitet werden. |
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| Überarbeiten | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Empfänger benachrichtigt werden sollen, wenn neue Änderungen im Container erstellt werden. |
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Wichtig: Empfänger können alle in diesen Container hochgeladenen Elemente sehen.
Wenn Sie das Feld Empfänger leer lassen, erbt der Container die Empfänger aus dem Unternehmen, dem Standort, dem Projekt oder dem Container, in dem Sie ihn erstellt haben. Sie können Empfänger jederzeit anzeigen, hinzufügen oder entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Container klicken und zu gehen. Sie können außerdem alle vom Unternehmen, Standort oder Projekt geerbten Benutzer entfernen.
- Wenn Sie einige Felder beim benutzerseitigen Erstellen von Elementen obligatorisch machen möchten, klicken Sie neben Feldeinstellungen auf das Plus-Symbol und stellen die Felder, die Sie die Sie für obligatorisch erklären möchten, auf Wahr.
- Klicken Sie auf Fertig stellen und dann auf OK.
Nachdem Sie den Container erstellt haben, müssen Sie Berechtigungen für Benutzer festlegen. Hierzu gehört unter anderem auch das Festlegen eines Benutzers als Administrator für den Container.