Sie können einen Dokumentcontainer erstellen und ihn zu einer E-Mail-Dropbox machen, damit Sie Elemente direkt per E-Mail an den Container senden können.
Sie können einen Dokumentcontainer in einem Unternehmen, Standort, Projekt oder innerhalb eines anderen Dokumentcontainers erstellen.
- Wenn die E-Mail von einer E-Mail-Adresse gesendet wird, die einem Benutzer in der Anwendung zugeordnet ist, werden die E-Mail und der Anhang diesem Benutzer zugeordnet.
- Wenn die E-Mail von einer E-Mail-Adresse gesendet wird, die keinem Benutzer zugeordnet ist, ordnet die Anwendung die E-Mail und Anhänge dem Standardbenutzerkonto 4Padmin zu.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste dorthin, wo Sie die E-Mail-Dropbox erstellen möchten, und wechseln Sie zu .
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihren Container ein.
- Entscheiden Sie, ob der Container privat sein soll, und treffen Sie unter Private Sicherheit Ihre Auswahl.
- Legen Sie fest, ob andere Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn eine Aktivität in diesem Container stattfindet. Wählen Sie unter Standard-E-Mail-Empfänger die Aktivität aus, über die Sie die Benutzer benachrichtigen möchten, und wählen Sie dann die Benutzer aus, die die Benachrichtigungen erhalten sollen.
| Option | Bezeichnung |
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| Hinzufügen | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Empfänger benachrichtigt werden sollen, wenn neue Elemente zum Container hinzugefügt werden. |
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| Bearbeiten | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Empfänger benachrichtigt werden sollen, wenn Elemente im Container bearbeitet werden. |
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| Überarbeiten | Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Empfänger benachrichtigt werden sollen, wenn neue Änderungen im Container erstellt werden. |
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Wichtig: Empfänger können alle in diesen Container hochgeladenen Elemente sehen.
Wenn Sie das Feld Empfänger leer lassen, erbt der Container die Empfänger aus dem Unternehmen, dem Standort, dem Projekt oder dem Container, in dem Sie ihn erstellt haben. Sie können Empfänger jederzeit anzeigen, hinzufügen oder entfernen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Container klicken und zu gehen. Sie können außerdem alle vom Unternehmen, Standort oder Projekt geerbten Benutzer entfernen.
- Erweitern Sie den Abschnitt E-Mail-Dropbox, und wählen Sie E-Mail-Dropbox.
- Legen Sie im Feld E-Mail-Adresse für Dropbox die Adresse der Dropbox fest, und klicken Sie dann auf das Symbol Verfügbarkeit prüfen, um zu überprüfen, ob die E-Mail-Adresse nicht bereits für eine andere Dropbox verwendet wurde.
- Wählen Sie den Elementstatus, der den Elementen zugewiesen werden soll, die per E-Mail an die Dropbox gesendet werden.
- Wählen Sie den Dateityp für eingehende E-Mails.
Wählen Sie zum Beispiel PDF, wenn die an die Dropbox gesendeten E-Mails als PDF gespeichert werden sollen.
Anmerkung: Wenn Sie die E-Mail verwerfen und nur E-Mail-Anhänge speichern möchten, wählen Sie Ausschließen.
- Wenn in der E-Mail enthaltene Anhänge als separate Elemente erstellt werden sollen, wählen Sie unter Anhänge extrahieren die Einstellung Ja.
- Wenn Sie einige Felder beim benutzerseitigen Erstellen von Elementen obligatorisch machen möchten, klicken Sie neben Feldeinstellungen auf das Plus-Symbol und stellen die Felder, die Sie die Sie für obligatorisch erklären möchten, auf Wahr.
- Klicken Sie auf Fertig stellen und dann auf OK.
