Administratoren können diese Liste von Funktionsbeschreibungen verwenden, um zu entscheiden, welche Containerfunktionen in einem Unternehmen, einem Standort und einem Projekt verfügbar sein sollen.
| Funktion | Standard | Beschreibung | Aktivierung durch Support erforderlich |
|---|---|---|---|
| 4Portale im Container-Kontext zulassen | Nein | Diese Funktion stellt sicher, dass 4Portal neben der Seite „Projektübersicht“ verfügbar ist. Sie bietet eine grafische Alternative zur Übersicht der Aktivitäten innerhalb Ihres Projekts. | Ja |
| Nur gefilterte Formulare zulassen | Ja | Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die Liste der innerhalb eines Containers verfügbaren Formulare verfeinern, anstatt die vollständige Liste für das Projekt, den Standort oder das Unternehmen anzuzeigen. | Nein |
| Automatische Benennung | Nein | Das System benennt die in die Anwendung hochgeladenen Elemente automatisch. Hier finden Sie weitere Informationen. | Ja |
| Vertragsmanager | Ja | Der Vertragsmanager stellt Benutzern eine Reihe von Verträgen und Klauseln zur Verfügung, die die Umsetzung korrekter Projektmanagementprinzipien und -verfahren erleichtern und die rechtlichen Beziehungen zwischen Arbeitgebern und Auftragnehmern definieren. | Ja |
| Standard-E-Mail | Nein | Sie können auswählen, welche Standard-E-Mail-Adresse für ihre Benachrichtigungen aus der Anwendung angezeigt wird. Diese Einstellung ist standardmäßig deaktiviert, kann aber auf Wunsch aktiviert werden. Diese Option kann in einem Unternehmen, einem Standort oder einem Projekt eingerichtet werden, sodass Sie hinsichtlich der Herkunft von Warnungen flexibel sind.
| Ja |
| Standardempfänger (Dokumentcontainer) | Nein | Mit dieser Einstellung können Benutzer benachrichtigt werden, wenn ein Element in einem Dokumentcontainer hinzugefügt, bearbeitet oder überarbeitet wird. Eine E-Mail-Benachrichtigung wird dann an alle ausgewählten Benutzer gesendet. Anmerkung: Ist diese Einstellung aktiviert, wird die Containerfunktion E-Mail-Empfänger beim Hochladen verhindern außer Kraft gesetzt. | Ja |
| Verzeichnis | Ja | Mit dieser Einstellung wird das Verzeichnis auf Unternehmensebene aktiviert, sodass Benutzer alle anderen Benutzer und Organisationen im Unternehmen sehen können. Alle Verteilungsgruppen, die auf Unternehmensebene erstellt wurden, sind ebenfalls sichtbar. | Nein |
| Diskussionscontainer | Ja | Diskussionscontainer dienen zum Erstellen einer Diskussion zu einem bestimmten Thema im Stil eines Internetforums. Der Fortschritt kann überwacht und Antworten können geprüft werden. | Nein |
| Dynamische virtuelle Container | Ja | Dynamische virtuelle Container sind ein Möglichkeit, um Elemente unterschiedlicher Art in einem verwaltbaren Bereich zusammenzufassen. Dynamische virtuelle Container ähneln in den meisten Punkten statischen virtuellen Containern. Sie müssen jedoch nicht manuell aktualisiert werden, da sich ihr Inhalt dynamisch ändert. Wird beispielsweise ein Element dem dynamischen virtuellen Container hinzugefügt und anschließend überarbeitet, dann wird diese Änderung im Container übernommen. | Nein |
| Per Voreinstellung E-Mail an Dokumentempfänger | Nein | Mit dieser Option wird sichergestellt, dass das Auswählen eines Empfängers auch dazu führt, dass dieser automatisch per E-Mail benachrichtigt wird (z. B. bei einem neuen Upload). | Ja |
| Formulare | Ja | Mit Formularen können Sie verschiedene Formularvorlagen erstellen, die gemeinsam genutzte Abschnitte und Steuerelemente verwenden. Sie können diese Vorlagen verwenden, um ausgefüllte Formulare in Dokumentcontainern zu erstellen, ohne dass Sie bereits vorhandene Dateien von Ihrem Computer hochladen müssen. | Nein |
| Geoview | Ja | Bei der GeoView-Funktion handelt es sich um eine interaktive Karte, die es Benutzern ermöglicht, einen bestimmten Ort (ein GeoTag) als Eigenschaft eines Containers oder Elements farblich zu definieren. | Nein |
| Live Revise | Ja | Live Revise ermöglicht es Benutzern, eine Live-Datei in der Anwendung zu öffnen und zu ändern. Sobald eine Datei mit Live Revise geöffnet und geändert wurde, kann sie gespeichert werden, wodurch eine neue Revision der Datei erstellt wird, die die Änderungen enthält. Dies trägt dazu bei, den Revisionsprozess für die Benutzer zu rationalisieren, da das Herunterladen, Ändern und erneute Hochladen einer neuen Revision entfällt. | Nein |
| Live Revise erfordert Auschecken | Ja | Mit dieser Option wird erzwungen, dass eine Datei aus der Anwendung ausgecheckt wird, bevor die Funktion Live Revise verfügbar wird. | Nein |
| Metadaten pflegen | Nein | Dadurch werden beim Hinzufügen einer neuen Revision die Informationen aus einer früheren Revision übernommen (z. B. der Status). Bei einer neuen Überarbeitung eines Elements werden die Metadatenfelder automatisch mit den Daten der vorherigen Revision ausgefüllt. | Ja |
| Matrixübermittlungen | Ja | Mit einer Matrixübermittlung können Sie eine Auswahl von Dateien an eine Reihe von Empfängern verteilen. Matrixübermittlungen werden in der Anwendung vollständig geprüft und aufgezeichnet und ermöglichen es Ihnen, Elemente direkt dem Unternehmen anzuhängen, ohne sie zunächst herunterladen zu müssen. | Nein |
| Elemente verschieben | Ja | Mit der Funktion Elemente verschieben können Sie ein Element zwischen Containern verschieben. | Nein |
| Upload mehrerer Dateien | Ja | Diese Funktion bietet eine Option „Dateien hochladen“ in der Liste der Elemente. Mit dieser Option können Sie mehrere Dateien auf einmal hochladen, indem Sie sie entweder durch Drag & Drop ablegen oder zu einem Ordner oder zu bestimmten Dateien navigieren. | Nein |
| Namenskonvention | Nein | Verwenden Sie die Funktion Namenskonvention, um zu erzwingen, dass Dokumente, die nach Viewpoint For Projects™ hochgeladen werde, eine bestimmte Namenskonvention einhalten (Ihre eigene oder ein Standard wie BS 1192), um die Konsistenz der Dokumentennamen zu gewährleisten. | Ja |
| Benachrichtigungsübermittlungen | Ja | Mit Benachrichtigungsübermittlungen können Sie eine einmalige Ankündigung an eine Liste von Benutzern mit Anhängen aus anderen Bereichen des Unternehmens erstellen. Benachrichtigungsübermittlungen sind als E-Mail-Ankündigungen mit den folgenden Vorteilen anzusehen:
| Nein |
| Numerische Revisionsreferenz | Nein | Damit können Benutzer die Standardreferenz auf einen numerischen Wert setzen. Bitte beachten Sie, dass dies nur für Administratoren auf Unternehmensebene sichtbar ist und für Ihr gesamtes Unternehmen gilt. Sie kann dann für Standorte oder Projekte, bei denen sie nicht erwünscht ist, deaktiviert werden. | Ja |
| Persönlicher Kalender | Ja | Der persönliche Kalender ist für das Benutzerkonto individuell. Er kann von keinem anderen Benutzer der Anwendung eingesehen werden. Sie können Termine eingeben, um persönliche Anlässe oder Aufgaben festzuhalten. | Nein |
| Persönlicher Container | Ja | Der persönliche Container ist ein privater Bereich im Unternehmen, in dem Sie Dateien speichern können, um sie später anderen Containern zuzuweisen oder einfach um persönliche Dateien aus der Ferne zu speichern. Jeder Benutzer des Unternehmens hat Zugang zu seinem eigenen persönlichen Container, auf den keine anderen Benutzer zugreifen können. | Nein |
| E-Mail-Empfänger beim Upload verhindern | Nein | Mit dieser Funktion können Sie steuern, ob die Empfänger per E-Mail benachrichtigt werden, wenn in Container hochgeladene Objekte registriert werden. Wenn das Kontrollkästchen E-Mail-Empfänger beim Upload verhindern aktiviert ist, wird das Kontrollkästchen Empfänger per E-Mail benachrichtigen im Registrierungsformular automatisch abgewählt und deaktiviert. Dies bedeutet, dass die Empfänger keine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Wenn das Kontrollkästchen E-Mail-Empfänger beim Upload verhindern nicht aktiviert ist, ist das Kontrollkästchen Empfänger per E-Mail benachrichtigen im Registrierungsformular aktiviert. In diesem Fall kann der Benutzer, der das Element registriert, wählen, ob die Empfänger eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten sollen.Anmerkung: Die Containerfunktion Standardempfänger (Dokumentcontainer) setzt diese Einstellung außer Kraft, wenn beide angewendet werden. | Nein |
| Herunterladen von Sekundärdateien verhindern | Nein | Diese Option verhindert, dass Benutzer an ein Objekt angehängte Sekundärdateien herunterladen können, sofern sie nicht über die Berechtigungen Element bearbeiten und Überschreiben verfügen. | Ja |
| Herunterladen der Originaldatei verhindern | Nein | Diese Option verhindert, dass Benutzer die mit einem Element verknüpfte Originaldatei herunterladen können, sofern sie nicht über die Berechtigungen Objekt bearbeiten und Überschreiben verfügen. | Ja |
| Projektkalender | Ja | Der Projektkalender dient der Erfassung von Terminen auf Projektebene. Andere Benutzer können benachrichtigt werden, und sie sehen die Ereignisse auch in ihrem Projektkalender. | Ja |
| Öffentliche Dateien | Ja | Mit der Funktion „Öffentliche Dateien“ von Viewpoint For Projects™ können Benutzer Element für Personen öffentlich zugänglich machen, die kein Konto für Viewpoint For Projects™ haben (ähnlich wie beim Datei-Hosting). | Nein |
| Dokumentdateityp aus Name entfernen | Nein | Diese Option wird verwendet, um die Erweiterung beim Hochladen von Elementen direkt in die Webanwendung und über die aktuellen Plugins von Explorer und Outlook wegzulassen. Die Option ist nur für Systemadministratoren sichtbar. | Ja |
| Berichte | Ja | Wählen Sie diese Option, um das Speichern von Suchkriterien als Bericht zu aktivieren. Der Bericht ist dann über das Menü „Berichte“ leicht zugänglich und kann immer wieder verwendet werden (anstatt für jeden Fall eine eigene Suche zu definieren). | Nein |
| Bei der Suche nach benutzerdefinierten Feldern wird standardmäßig AND (und nicht OR) verwendet | Nein | Mit dieser Option werden die Suchparameter für benutzerdefinierte Felder so eingestellt, dass sie AND verwenden (d. h., dass die Kriterien in jedem der benutzerdefinierten Felder, die Sie in Ihrer Suche angeben, übereinstimmen und nicht nur in dem einem oder dem anderen Feld). | Ja |
| Statische virtuelle Container | Ja | Statische virtuelle Container sind eine Möglichkeit, um mehrere Elemente unterschiedlicher Art (z. B. Zeichnungen, Dokumente und Aufgaben usw.) in einem überschaubaren Bereich zusammenzufassen. Statische virtuelle Container werden nicht automatisch aktualisiert, um neue Überarbeitungen von Elementen zu erfassen. Ihr Inhalt ist vielmehr statisch, und Aktualisierungen von Elementen müssen manuell mit der Funktion Auf Aktualisierungen prüfen erfasst werden. Statische virtuelle Container können nur auf Projektebene erstellt werden, und sie können außerdem innerhalb von Dokumentcontainern als Untercontainer erstellt werden. | Nein |
| Aufgabencontainer | Ja | Aufgaben werden verwendet, um einzelne Personen über bestimmte zu erledigende Aufgaben zu informieren. Es können Zeiträume und Fristen festgelegt werden, und der Fortschritt der Aufgabe kann überwacht werden. | Nein |
| Vorlagen | Nein | Mit dieser Funktion können Sie statische Vorlagen für ein Unternehmen, einen Standort oder ein Projekt erstellen. So können Sie bestimmte Bereiche Ihres Unternehmens sehr bequem duplizieren. | Ja |
| Ausschreibungen | Nein | Mit dieser Funktion kann ein Ausschreibungsprojekt erstellt werden, um das Ausschreibungsverfahren zu verwalten. | Ja |
| Sichtbare Markups | Nein | Auf diese Weise können Markups sowohl an verknüpften Speicherorten als auch am ursprünglichen Speicherort des Dokuments angezeigt werden. | Ja |
| Workflow-Sichtbarkeit (Organisation des Revisionsinhabers zulassen) | Nein | Dadurch können alle Mitglieder einer Organisation die Elemente eines nicht sichtbaren Workflows sehen (nicht nur der Inhaber). | Ja |
| Workflows | Ja | Mit Workflows kann die Weiterleitung von Informationen innerhalb eines Projektteams gesteuert werden oder die Sichtbarkeit von registrierten Elementen während oder nach Abschluss des Workflows eingeschränkt werden. Workflows bieten außerdem die Möglichkeit, die Gültigkeit eines Elements zu überprüfen, bevor es für ein breiteres Zielpublikum veröffentlicht wird. Typische Beispiele für den Einsatz von Workflows sind der Entwurfsprüfungsprozess, der Stage-Gate-Prüfungsprozess, einfache Qualitätssicherungssrüfungen und Statusprüfungen. | Nein |