Grundlegende Workflow-Informationen eingeben

Zu den grundlegenden Informationen über einen Workflow gehören der Name, die Beschreibung, der Typ und andere Optionen, die das allgemeine Verhalten des Workflows und die Elemente steuern, auf die der Workflow angewendet wird.

1. Navigieren Sie in dem betreffenden Unternehmen, Standort oder Projekt, in dem Sie den Workflow erstellen möchten, zu Verwaltung > Workflows.
   Dadurch wird das Dialogfeld „Workflow“ geöffnet, in dem eine Liste der erstellten Workflows angezeigt wird.
2. Klicken Sie auf die Verknüpfung Workflow hinzufügen.
   Das Dialogfeld Workflow-Designer wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf Neuer Workflow.
   Die Seite Workflow-Konfiguration wird angezeigt.
4. Geben Sie die grundlegenden Informationen zum Workflow ein:

   Option	Beschreibung
   Name	Benennen Sie den Workflow, den Sie erstellen (z. B. Entwurfsprüfung, Alternative Bauprüfung oder Bauprüfung).
   Obligatorisch	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der Workflow für Elemente des im Feld Anwendungstyp ausgewählten Typs obligatorisch ist.
   Beschreibung	Geben Sie in diesem Feld eine Beschreibung des Workflows ein.

5. Wählen Sie im Feld Anwendungstyp aus, für welche Elemente der Workflow gilt.
   • Wenn Sie Dokument oder Statischer virtueller Container wählen, platzieren Sie den Workflow am Kopf des Elements. Das bedeutet, dass ein Element unabhängig davon, wie oft es überarbeitet wird, im gleichen Workflow bleibt.
   • Wenn Sie Dokumentrevision, Formularrevision oder Revision des statischen virtuellen Containers wählen, gilt der Workflow für jedes Element.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Letzte sichtbare Revision anzeigen, wenn Benutzer, die keinen Zugriff auf die aktuelle Revision eines Elements in einem nicht sichtbaren Workflow haben, eine frühere Revision des Elements sehen sollen, die sichtbar gemacht wurde.
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Sichere Markups aktivieren, um einen Workflow so zu konfigurieren, dass der Zugriff auf alle Markups eingeschränkt ist, während das Element den Workflow durchläuft.
8. Optional: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eigentümer bei Beendigung nicht per E-Mail benachrichtigen:, wenn die Person, die das Element hochlädt, keine Benachrichtigung darüber erhalten soll, dass sein Element den Workflow-Prozess abgeschlossen hat.
9. Optional: Wenn Sie im Feld Anwendungstyp die Option Formularrevision ausgewählt haben, wählen Sie im Feld Formularvorlagen die Formularvorlagen aus, für die der Workflow gelten soll.
10. Verwenden Sie den Abschnitt Auf Filter anwenden, um die Elemente auszuwählen, auf die der Workflow angewendet werden soll. Sie können nach einem oder mehreren der folgenden Kriterien filtern:
    • Dateityp: Elemente mit dem angegebenen Dateityp lösen den Workflow aus.
    • Status: Elemente mit dem angegebenen Revisionsstatus werden in den Workflow aufgenommen.
    • Container: In den angegebenen Container hochgeladene Elemente werden in den Workflow aufgenommen.
    • Benutzer: Vom Benutzer hochgeladene, überarbeitete, bearbeitete oder abgestimmte Elemente werden in den Workflow aufgenommen.
    • Organisation: Von einer Organisation hochgeladene, überarbeitete, bearbeitete oder abgestimmte Elemente werden in den Workflow aufgenommen.
    • Verteilungsgruppe:: Von einer bestimmten Gruppe hochgeladene, überarbeitete, bearbeitete oder abgestimmte Elemente werden in den Workflow aufgenommen.
    • Sicherheitsgruppe: Von einer bestimmten Gruppe hochgeladene, überarbeitete, bearbeitete oder abgestimmte Elemente werden in den Workflow aufgenommen.
11. Klicken Sie auf Anwenden.
    Der Startknoten wird erstellt. Sie sind nun bereit, den Workflow mit Standardknoten, erweiterten Knoten und Vorlagenknoten zu erstellen. Hier finden Sie Beispiele von Workflows.
12. Um zur Seite Workflow-Konfiguration zurückzukehren und die grundlegenden Informationen des Workflows zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Startknoten und dann auf Konfigurieren.