Mit einer Matrixübermittlung können Sie eine Auswahl einzelner Dokumente oder den Inhalt eines ganzen Containers oder Arbeitspakets an eine Reihe von Empfängern verteilen. Erstellte Dokumente können manuell überarbeitet und erneut versandt werden. Sie können aber auch so geplant werden, dass sie automatisch auf aktualisierte Inhalte geprüft und dann erneut versandt werden.
Wichtig: Übermittlungen, die für einzelne Dokumente erfolgen, halten sich nicht an einen vorgegebenen Zeitplan und werden automatisch überarbeitet. Diese Funktion tritt nur auf, wenn Übermittlungen für Container erfolgen.
Diese Aktionen hängen von Ihren Berechtigungen ab. Wenn Sie eine der oben genannten Aktionen nicht durchführen können, müssen Sie sich ggf. an den Administrator wenden, um Ihre Berechtigungen zu ändern.
- Navigieren Sie in einem Projekt zu .
Es wird eine Liste der Matrixübermittlungen angezeigt, die bereits im Projekt erstellt wurden.
- Klicken Sie auf das Symbol Neue Matrixübermittlung, um das Dialogfeld „Details der Matrixübermittlung“ zu öffnen.
- Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die Übermittlung ein.
- Ändern Sie im Feld Revisionsreferenz ggf. die ursprüngliche Revisionsnummer.
- Ändern Sie bei Bedarf im Feld Inhaber den Benutzernamen.
- Wählen Sie im Feld Status den Status der Übermittlung aus.
Statuszustände werden vom Administrator angelegt und verwaltet.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail an interne Empfänger, wenn die Übermittlung E-Mails an Benutzer von Viewpoint For Projects senden soll.
Anmerkung: Wenn Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, sehen die Empfänger die Übermittlung nur auf der Seite „Projektübersicht“.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Abmeldung des Empfängers aufheben, wenn Benutzer von Viewpoint For Projects auch dann eine E-Mail erhalten sollen, wenn sie ihr Benutzerkonto so eingerichtet haben, dass sie keine E-Mails erhalten.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Private Elemente in Containern einschließen, wenn die privaten Elemente in der Übermittlung enthalten sein sollen.
Anmerkung: Empfänger können diese Elemente nur anzeigen, wenn sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nicht sichtbare Elemente in Container einschließen, wenn Elemente mit einem nicht sichtbaren Workflow-Beendigungsstatus oder innerhalb eines nicht sichtbaren Entscheidungsknotens in die Übermittlung einbezogen werden sollen.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Änderungen in Benachrichtigungs-E-Mail-anzeigen, um nur Änderungen in E-Mail-Benachrichtigungen anzuzeigen.
Dadurch wird den Empfängern klarer, was sich geändert hat. Wenn die Option genutzt wird, sind die daraus resultierenden E-Mail-Benachrichtigungen viel kürzer und schneller zu laden, insbesondere auf Mobilgeräten.
- Verwenden Sie den Abschnitt Zeitplan für Matrixübermittlung, wenn Sie möchten, dass die Übermittlung in regelmäßigen Abständen erfolgt.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Mit der Verknüpfung Container hinzufügen/entfernen können Sie einen Container mit Elementen zur Übermittlung hinzufügen.
- Verwenden Sie die Verknüpfung Anhänge hinzufügen/entfernen, um der Übermittlung Elemente hinzuzufügen.
- Über die Verknüpfung Empfänger hinzufügen/entfernen können Sie Benutzer zur Übermittlung hinzufügen.
- Klicken Sie auf Übermitteln.
Die Übermittlung wird an die ausgewählten Empfänger gesendet. Wenn für die Übermittlung ein Zeitplan eingerichtet wurde, werden weitere Übermittlungen auf der Grundlage des Zeitplan gesendet.
