Attribuer une Liste de distribution à un modèle de formulaire au niveau du projet

Vous pouvez attribuer des listes de distribution supplémentaires à un modèle de formulaire sur un projet, donc lorsque vous changer le statut d’un flux de travail, une copie PDF du formulaire est envoyée à la liste de distribution. Cette liste complétera toute liste de distribution configurée pour le modèle de formulaire au niveau de l’entité.

1. Vérifiez que la bonne entité soit sélectionnée dans le champ Entité, et que le projet correct soit sélectionné dans le champ Projet.
2. Sélectionnez Configuration du projet > Attribuer > Modèles de formulaires.
3. (Facultatif) Dans l’écran Modèles de formulaires, utilisez le volet Rechercher pour trouver le modèle de formulaire que vous souhaitez.
   1. Entrez les critères de recherche.
   2. Cochez la case Modèle de formulaire de projet.
   3. Cliquez sur Rechercher.
4. Dans le volet Formulaires de projet, cliquez avec le bouton droit sur le modèle de formulaire et sélectionnez Liste de distribution pour ouvrir la fenêtre Liste de distribution.
   
5. Dans la fenêtre Liste de distribution, dans l’en-tête de colonne Liste de distribution du projet, cliquez sur , et sélectionnez Ajouter une liste de distribution.
   La fenêtre Ajouter des listes de distribution s’affiche.

   

   1. Dans la fenêtre Ajouter des listes de distribution, cliquez sur la flèche déroulante pour le champ Veuillez sélectionner un statut, cochez la case pour chaque statut auquel vous souhaitez attribuer la liste de distribution, puis cliquez sur Fermer.
      Important : Lors de la configuration des notifications des calendriers des formulaires, assurez-vous d’attribuer la liste de distribution au premier statut du formulaire.
   2. Sélectionnez une liste de distribution comme suit :
      • Cliquez dans le champ Rechercher, entrez le nom de la liste de distribution que vous souhaitez attribuer au statut, puis cliquez sur Rechercher.
      • Dans la grille Liste de distribution, cochez la case pour chaque liste de distribution que vous souhaitez attribuer.

      Remarque : Les listes de distribution affichées dans la colonne Liste de distribution pour chaque statut sont attribuées au niveau de l’entité, et ne peuvent pas être changé au niveau du projet. Il n’est pas nécessaire d’attribuer ces listes au statut à nouveau.
   3. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications et revenir à la fenêtre Liste de distribution.
6. (Facultatif) Si vous souhaitez inclure une organisation du projet dans la distribution du formulaire, dans l’écran Liste de distribution, cliquez sur dans la colonne Organisations du projet, puis sélectionnez Ajouter une organisation du projet.
   1. Dans la fenêtre Ajouter une organisation du projet, cliquez sur la flèche déroulante pour le champ Veuillez sélectionner un statut, cochez la case pour chaque statut auquel vous souhaitez attribuer l’organisation, puis cliquez sur Fermer.
   2. Sélectionnez une organisation comme suit :
      • Cliquez dans le champ Rechercher, entrez le nom de l’organisation que vous souhaitez attribuer au statut, et puis cliquez sur Rechercher.
      • Dans la grille Organisation, cochez la case pour chaque liste d’organisations que vous souhaitez attribuer.
   3. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications et revenir à la fenêtre Liste de distribution.
7. (Facultatif) Si vous souhaitez ajouter une adresse email externe :
   1. Cliquez sur le signe plus à côté de la Liste de distribution du projet et cliquez sur Ajouter une adresse email externe.
   2. Sélectionnez un statut à appliquer à l’adresse email externe.
   3. Entrer l’adresse email externe.
   4. Cliquez sur Enregistrer.
8. (Facultatif) A côté de chaque statut, cochez les cases à cocher pour envoyer des copies PDF du formulaire à des destinataires supplémentaires :
   • Notification émise par utilisateur
   • Notification émise par l’organisation
   • Notification émise à l’organisation
9. Cliquez sur Fermer.