Les listes de distribution sont incluses dans les modèles de formulaire afin que vous puissiez envoyer un PDF d’un formulaire à un groupe de personnes spécifié lorsque le statut du flux de travail sur le formulaire change à un statut spécifié.
Une liste de distribution s’agit d’un groupe d’une ou de plusieurs membres de l'entreprise à qui vous pouvez envoyer un PDF d’un formulaire lorsque le statut d’un flux de travail change sur le formulaire.
Par exemple, il se peut que vous vouliez envoyer une copie d’un formulaire à la personne de contact chez un sous-traitant, ainsi qu’au représentant du client et à l’entrepreneur général, lorsque le statut d’un formulaire de contrôle de qualité change de « Ouvert » à « Prêt à inspecter ». Dans ce cas, vous pourriez créez une liste de distribution appelée « Qualité », et puis configurez un formulaire « Contrôles de qualité » à envoyer un PDF aux membres de cette liste.
Les listes de distribution sont créées dans les modèles de formulaire au niveau de l’entité. Lorsqu’un formulaire est attribué à un projet, cette liste de distribution est incluse. Les formulaires peuvent alors être configurés au niveau du projet pour envoyer également des PDF aux listes de distribution spécifiques au projet et aux organisations de projet. En outre, les utilisateurs d’appareils et d’applications Web peuvent envoyer une copie du formulaire à des personnes supplémentaires lors de la modification du statut du flux de travail du formulaire.
Pour qu’une personne soit membre d’une liste de distribution, elle doit être active dans Field View et avoir une adresse email dans l’application Web Field View.