Vous pouvez définir une liste de personnes à qui envoyer par email un PDF d'un formulaire lorsque le statut d'un flux de travail a été modifié sur le formulaire.
Pour être ajouté à une liste de distribution, un utilisateur d’entreprise doit avoir déjà une adresse email dans l’application Web Field View.
- Vérifiez que l’entité correcte soit sélectionnée dans le champ Entité, et qu’aucun projet n’est sélectionné dans le champ Projet.
- Sélectionnez .
- Dans l’écran Listes de distribution, cliquez sur le bouton Ajouter une liste de distribution
. - Dans l’onglet Ajouter/Modifier la liste de distribution dans le champ Liste de distribution, entrez un nom pour la liste.
- Dans la section Visibilité , sélectionnez quelles entités peuvent afficher la liste de distribution. Si vous sélectionnez Entité sélectionnée et sous-entités, vous pouvez modifier l’entité par défaut en cliquant sur le
, en cliquant sur une autre entité dans la fenêtre Sélecteur de visibilité de l’organisation, puis en cliquant sur Appliquer. - Cliquez sur Enregistrer.
- Dans le volet Listes de distribution , cliquez sur la liste que vous venez de créer.
- Dans le volet Destinataires de liste de distribution, cliquez sur pour ouvrir la fenêtre Ajouter un destinataire à la liste de distribution.
- Dans la fenêtre Ajouter un destinataires à la liste de distribution, cochez les cases à côté des utilisateurs que vous souhaitez inclure dans la liste.
Vous pouvez trier les noms en cliquant sur les colonnes dans la grille de destinataires.
Remarque : Vérifiez que tous les destinataires aient une adresse email affichée dans la colonne Email avant de les ajouter à une liste de distribution. Si un utilisateur n’a pas d’adresse email, vous pouvez l’ajouter en utilisant l’option Modifier la personne sur la page Membres de l’entreprise.
- Cliquez sur Enregistrer.
La liste de distribution est créée et vous pouvez désormais l’attribuer à un ou plusieurs formulaires, soit au niveau de l’entité soit au niveau du projet.