Vous pouvez créer un conteneur de documents et en rendre une boîte de dépôt email afin de pouvoir envoyer des éléments directement par email au conteneur.
Vous pouvez créer un conteneur de documents dans une entreprise, un site, un projet ou à l’intérieur d’un autre conteneur de documents.
- Si l’email est envoyé à partir d’une adresse email associée à un utilisateur dans l’application, l’email et la pièce jointe seront associés à cet utilisateur.
- Si l’email est envoyé à partir d’une adresse email qui n’est pas associée à un utilisateur, l’application associera l’email et les pièces jointes au compte de l’utilisateur par défaut 4PAdmin.
- Cliquez avec le bouton droit à l’endroit où vous souhaitez créer la boîte de dépôt email et allez à .
- Entrez un Nom et une Description pour votre conteneur.
- Décidez si vous voulez que le conteneur soit privé, et faites votre sélection sous Sécurité privée.
- Décidez si vous souhaitez que d’autres utilisateurs reçoivent des notifications lorsque l’activité se produit dans ce conteneur. Dans Destinataire email par défaut, sélectionnez l’activité à notifier aux utilisateurs, puis sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez recevoir les notifications.
| Option | Description |
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| Ajouter | Cochez cette case si les destinataires doivent être notifiés lorsque des nouveaux éléments sont ajoutés au conteneur. |
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| Modifier | Cochez cette case si les destinataires doivent être notifiés lorsque des éléments du conteneur sont modifiés. |
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| Réviser | Cochez cette case si des destinataires doivent être notifiés lors de la création de nouvelles révisions dans le conteneur. |
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Important : Les destinataires pourront voir tous les éléments chargés vers ce conteneur.
Si vous laissez le champ Destinataires vide, le conteneur héritera des destinataires de l’entreprise, du site, du projet ou du conteneur dans lequel il a été créé. Vous pouvez afficher, ajouter et supprimer des Destinataires à tout moment en cliquant avec le bouton droit sur le conteneur et en allant à . Vous pouvez également supprimer les utilisateurs hérités de l’entreprise, du site ou du projet.
- Développez la section Boîte de dépôt email et sélectionnez Boîte de dépôt email.
- Utilisez le champ Adresse email de boîte de dépôt pour définir l’adresse de la boîte de dépôt et puis cliquez sur l’icône Vérifier la disponibilité pour vérifier que l’adresse email n’a pas été déjà utilisée sur une autre boîte de dépôt.
- Sélectionnez Statut de l’élément qui devrait être attribué aux éléments qui sont envoyés par email à la boîte de dépôt.
- Sélectionnez le Type de fichier des emails entrants.
Par exemple, sélectionnez PDF si vous souhaitez que les emails envoyés dans la boîte de dépôt soient enregistrés en tant que PDF.
Remarque : Si vous souhaitez écarter l’email et n’enregistrer que les pièces jointes d’email, sélectionnez Exclure.
- Si des pièces jointes incluses dans l’email doivent être créées comme des éléments séparés, sélectionnez Oui à partir de Extraire des pièces jointes.
- Si vous souhaitez rendre certains champs obligatoires lorsque les utilisateurs créent des éléments, cliquez sur l’icône plus à côté des Préférences de champ et configurez les champs que vous souhaitez rendre obligatoires sur Vrai.
- Cliquez sur Terminer et cliquez sur OK.
