Vous pouvez créer un conteneur de documents privés afin que plusieurs utilisateurs puissent charger des éléments dans le conteneur mais ne puissent voir que les éléments qu’ils ont chargés personnellement. Un cas pratique pour un conteneur de documents privés est un conteneur de RH dans lequel le personnel peut télécharger des formulaires personnels que seuls eux et le service RH peuvent voir.
Remarque : Une attention particulière doit être accordée lors de l’utilisation des flux de travail dans des conteneurs privés.
- Cliquez avec le bouton droit sur l’endroit où vous souhaitez créer le conteneur de documents et allez à .
La fenêtre Configurer ce conteneur s’affiche.
- Entrez un Nom et une Description pour votre conteneur de documents privés.
- Dans Sécurité privée, sélectionnez Privé.
- Décidez si vous souhaitez que d’autres utilisateurs reçoivent des notifications lorsque l’activité se produit dans ce conteneur. Dans Destinataire email par défaut, sélectionnez l’activité à notifier aux utilisateurs, puis sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez recevoir les notifications.
| Option | Description |
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| Ajouter | Cochez cette case si les destinataires doivent être notifiés lorsque des nouveaux éléments sont ajoutés au conteneur. |
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| Modifier | Cochez cette case si les destinataires doivent être notifiés lorsque des éléments du conteneur sont modifiés. |
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| Réviser | Cochez cette case si des destinataires doivent être notifiés lors de la création de nouvelles révisions dans le conteneur. |
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Important : Les destinataires pourront voir tous les éléments chargés vers ce conteneur.
Si vous laissez le champ Destinataires vide, le conteneur héritera des destinataires de l’entreprise, du site, du projet ou du conteneur dans lequel il a été créé. Vous pouvez afficher, ajouter et supprimer des Destinataires à tout moment en cliquant avec le bouton droit sur le conteneur et en allant à . Vous pouvez également supprimer les utilisateurs hérités de l’entreprise, du site ou du projet.
- Si vous souhaitez rendre certains champs obligatoires lorsque les utilisateurs créent des éléments, cliquez sur l’icône plus à côté des Préférences de champ et configurez les champs que vous souhaitez rendre obligatoires sur Vrai.
- Cliquez sur Terminer et cliquez sur OK.
Vous devez définir des autorisations pour les utilisateurs, y compris la configuration d’un utilisateur en tant qu’administrateur pour le conteneur, après avoir créé le conteneur.