Une transmission par matrice vous permet de distribuer une sélection de documents individuels ou le contenu d’un conteneur ou d’un paquet de travail entier à un certain nombre de destinataires. Une fois créés, ils peuvent être révisés et ré-envoyés manuellement ou programmés pour vérifier automatiquement tout contenu mis à jour et être envoyé à nouveau.
Important : Les transmissions émises sur des documents individuels n'adhéreront pas au calendrier et ne seront pas révisées automatiquement. Cette fonction ne se produira que lorsque les transmissions sont émises sur les conteneurs.
Ces actions dépendent de vos autorisations. Si vous ne pouvez effectuer aucune des actions ci-dessus, il se peut que vous deviez contacter l’administrateur pour modifier vos autorisations.
- Naviguez à dans un projet.
Une liste des transmissions par matrice qui ont déjà été créées dans le projet s’affiche.
- Cliquez sur l’icône Nouvelle transmission par matrice pour ouvrir la boîte de dialogue Détails de transmissions par matrice.
- Entrez le Nom et la Description de la transmission.
- Si nécessaire, modifiez le numéro de révision initial dans le champ Référence de révision.
- Si nécessaire, modifiez le nom d’utilisateur dans le champ Propriétaire.
- Utilisez la section Statut pour sélectionner le statut de la transmission.
Les statuts sont créés et maintenus par l’administration.
- Cochez la case Envoyer par email aux destinataires internes si la transmission doit envoyer des emails aux utilisateurs de Viewpoint For Projects.
Remarque : Si vous ne sélectionnez pas cette case à cocher, les destinataires ne verront la transmission que dans la page Résumé du projet.
- Sélectionnez la case à cocher Remplacer Désactiver email du destinataire si les utilisateurs de Viewpoint For Projects devraient recevoir un email même s’ils ont configuré leur compte utilisateur afin qu’ils ne reçoivent pas des emails.
- Sélectionnez la case à cocher Inclure des éléments privés dans les conteneurs si les éléments privés doivent être inclus dans la transmission.
Remarque : Les destinataires ne pourront afficher ces éléments que s’ils ont des autorisations appropriées.
- Sélectionnez la case à cocher Inclure des éléments non visibles dans le conteneur si des éléments à un statut de terminaison de flux de travail non visible ou dans un nœud de décision non visible devraient être inclus dans la transmission.
- Sélectionnez la case à cocher Afficher uniquement les modifications dans l’email de notification pour vous permettre d’afficher uniquement les modifications des notifications par email.
Cela fournit plus de clarté aux destinataires sur ce qui a changé. Lorsque l’option est en cours d’utilisation, les notifications par email résultantes sont beaucoup plus courtes et plus rapides à charger, surtout sur des appareils mobiles.
- Utilisez la section Calendrier de transmissions par matrice si vous souhaitez que la transmission soit envoyée aux intervalles réguliers.
- Cliquez sur Suivant.
- Utilisez le lien Ajouter / Supprimer un conteneur pour ajouter un conteneur d’éléments à la transmission.
- Utilisez le lien Ajouter/ Supprimer des pièces jointes pour ajouter des éléments à la transmission.
- Utilisez le lien Ajouter / Supprimer des destinataires pour ajouter des utilisateurs à la transmission.
- Cliquez sur Transmettre.
La transmission est envoyée aux destinataires sélectionnés. Si un calendrier a été configuré sur la transmission, des transmissions supplémentaires sont transmises selon le calendrier.
