Utilisez le plug-in MS Outlook pour charger des emails directement dans Viewpoint For Projects à partir de MS Outlook.
Vous devez télécharger et installer le plug-in MS Outlook avant d’effectuer les étapes ci-dessous.
- Dans MS Outlook, localisez le(s) élément(s) / email(s) à charger.
- En utilisant le volet Outlook, naviguez au conteneur dans lequel le(s) élément(s) devraient être chargés.
- Sélectionnez le type de chargement que vous souhaitez effectuer dans la boîte de dialogue qui s’affiche.
- Enregistrer - Cette option chargera le fichier et le rendra immédiatement disponible aux autres utilisateurs.
- Non enregistré - Cette option chargera le fichier, mais les autres utilisateurs ne pourront pas y accéder. Le fichier ne sera visible que pour vous.
- Si vous enregistrez le fichier, une grille s’affiche afin que vous puissiez entrer des informations concernant les éléments que vous chargez.
Option Description Nom / Description Cliquez sur le champ Nom ou Description pour modifier le nom ou la description d’un élément. Statut de révision Cliquez avec le bouton droit sur le champ Statut de révision pour ajouter un statut de révision à un élément. Destinataire Pour ajouter un ou plus destinataires à l’élément chargé, cliquez sur Destinataire et sélectionnez dans la liste qui s’affiche. - Facultatif : Cliquez sur Destinataire externe pour ajouter un destinataire externe à votre chargement. Entrez un nom et une adresse email dans la boîte de dialogue qui s’affiche et cliquez sur Ajouter pour ajouter l’utilisateur à la liste dans la partie inférieure du formulaire. Dès que la liste est terminée, cliquez sur OK.
- Facultatif : Cliquez sur Mots clés pour ajouter des mots clés aux éléments chargés.
- Facultatif : Cliquez sur Champs personnalisés pour ajouter des champs personnalisés. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez Vrai à côté d’un champ personnalisé pour l’associer au chargement.
- Cliquez sur OK dans la partie inférieure droite de la fenêtre de chargement.La progression du chargement s’affiche en bas du menu principal d’Outlook.