U kunt een lijst definiëren met personen aan wie via e-mail een PDF van een formulier wordt toegezonden wanneer een workflow status op het formulier veranderd is.
Om aan een distributielijst te worden toegevoegd, moet een bedrijfspersoon al een e-mailadres in de Field View web applicatie hebben.
- Controleer of de juiste bedrijfseenheid is geselecteerd in het veld Bedrijfseenheid en of er geen project is geselecteerd in het veld Project.
- Selecteer .
- Klik in het scherm Distributielijsten op de knop Distributielijst toevoegen
. - Voer op het tabblad Distributielijst toevoegen/bewerken in het veld Distributielijst een naam voor de lijst in.
- Selecteer in het gedeelte Zichtbaarheid welke bedrijfseenheden de distributielijst kunnen bekijken. Als u Bedrijfseenheid en lager selecteert, kunt u de standaard bedrijfseenheid veranderen door te klikken op
, klik daarna op een andere bedrijfseenheid in het venster Organisatie zichtbaarheid kiezer en klik vervolgens op Toepassen. - Klik op Opslaan.
- In het deelvenster Distributielijsten : klikt u op de lijst die u zojuist hebt aangemaakt.
- In het deelvenster Distributielijst ontvangers klikt u op om het venster Distributielijst ontvangers toevoegen te openen.
- In het venster Distributielijst ontvangers toevoegen selecteert u de keuzevakjes naast de gebruikers die u in de lijst wilt opnemen.
U kunt de namen sorteren door te klikken op de kolommen in de tabel met ontvangers.
Opmerking: Controleer of bij alle ontvangers een e-mailadres wordt getoond in de kolom E-mail voordat u ze aan een distributielijst toevoegt. Als een gebruiker geen e-mailadres heeft, kunt u dat toevoegen door de optie Persoon wijzigen op de pagina Bedrijfspersonen te gebruiken.
- Klik op Opslaan.
De distributielijst wordt aangemaakt en u kunt deze nu aan een of meer formulieren toewijzen, zowel op het niveau van de bedrijfseenheid als op projectniveau.