Document containers aanmaken

U kunt een document container aanmaken, waarin u en andere gebruikers items zoals documenten en tekeningen kunnen uploaden. Als u niet zeker weet wat voor soort container u moet maken, is een document container een goede plek om te beginnen.

1. Rechtsklik op de plaats waar u de document container wilt aanmaken en ga naar Nieuw > Document container.
   De wizard Container instellen verschijnt.
2. Voer een Naam en Beschrijving voor de container in.
3. Als u hier een privécontainer van wilt maken, selecteert u Privé onder Privé beveiliging.
4. Bepaal of u wilt dat de document container openbaar is en maak de juiste keuzen in Openbare bestanden.
5. Hiermee bepaalt of u wilt dat andere gebruikers meldingen ontvangen wanneer er activiteit plaatsvindt in deze container. Selecteer onder Standaard e-mail ontvanger de activiteit waarvan u gebruikers op de hoogte wilt stellen en selecteer vervolgens de gebruikers die u meldingen wilt laten ontvangen.

   Optie	Beschrijving
   Toevoegen	Schakel dit keuzevakje in als ontvangers op de hoogte moeten worden gesteld wanneer er nieuwe items aan de container zijn toegevoegd.
   Wijzigen	Schakel dit keuzevakje in als ontvangers moeten worden geïnformeerd wanneer items in de container zijn gewijzigd.
   Reviseren	Schakel dit keuzevakje in als ontvangers op de hoogte moeten worden gesteld wanneer er nieuwe revisies in de container zijn gemaakt.

   Belangrijk: Ontvangers kunnen alle items zien die naar deze container zijn ge-upload.
   Als u het veld Ontvangers leeg laat, neemt de container de ontvangers over van de onderneming, de locatie, het project of de container waarin u het hebt aangemaakt. U kunt ontvangers op elk gewenst moment bekijken, toevoegen en verwijderen door te rechtsklikken op de container en naar Configureren > Deze container te gaan. U kunt ook gebruikers verwijderen die zijn overgenomen van de onderneming, de locatie of het project.
6. Als u wilt dat uw document container ook een e-mail dropbox is, vouwt u de sectie E-mail dropbox uit en voert u de volgende stappen uit:
   1. Selecteer E-mail dropbox.
   2. Voer in het veld E-mailadres van dropbox het adres van de dropbox in en klik vervolgens op het pictogram Beschikbaarheid controleren om te controleren of het e-mailadres niet al voor een andere dropbox is gebruikt.
   3. Selecteer de Item status die moet worden toegewezen aan de items die per e-mail naar de dropbox worden verzonden.
   4. Selecteer het Bericht type van inkomende e-mails.
      Selecteer bijvoorbeeld PDF als u wilt dat de e-mails die naar de dropbox worden verzonden, worden opgeslagen als PDF's.
      Opmerking: Als u de e-mail wilt verwijderen en alleen e-mail bijlagen wilt opslaan, selecteert u Uitsluiten.
   5. Als bijlagen bij de e-mail als afzonderlijke items moeten worden gemaakt, selecteert u Ja bij Bijlagen extraheren.
7. Als u bepaalde velden verplicht wilt maken wanneer gebruikers items aanmaken, klikt u op het plus symbool naast Veld voorkeuren en stelt u de velden die u verplicht wilt maken in op Waar.
8. Klik op Voltooien en daarna op Sluiten.