Privé document containers maken

U kunt een container voor privé documenten maken, zodat meerdere gebruikers items naar de container kunnen uploaden, maar alleen de items kunnen zien die ze persoonlijk hebben ge-upload. Een praktisch gebruiksvoorbeeld voor een privé document container is een HR-container waarin medewerkers persoonlijke formulieren kunnen uploaden die alleen zij en de HR-afdeling kunnen zien.

1. Rechtsklik op de plaats waar u de document container wilt aanmaken en ga naar Nieuw > Document container.
   Het venster Deze container configureren verschijnt.
2. Voer een Naam en Beschrijving voor uw privé document container in.
3. Selecteer onder Privé beveiliging de optie Privé.
4. Hiermee bepaalt of u wilt dat andere gebruikers meldingen ontvangen wanneer er activiteit plaatsvindt in deze container. Selecteer onder Standaard e-mail ontvanger de activiteit waarvan u gebruikers op de hoogte wilt stellen en selecteer vervolgens de gebruikers die u meldingen wilt laten ontvangen.

   Optie	Beschrijving
   Toevoegen	Schakel dit keuzevakje in als ontvangers op de hoogte moeten worden gesteld wanneer er nieuwe items aan de container zijn toegevoegd.
   Wijzigen	Schakel dit keuzevakje in als ontvangers moeten worden geïnformeerd wanneer items in de container zijn gewijzigd.
   Reviseren	Schakel dit keuzevakje in als ontvangers op de hoogte moeten worden gesteld wanneer er nieuwe revisies in de container zijn gemaakt.

   Belangrijk: Ontvangers kunnen alle items zien die naar deze container zijn ge-upload.
   Als u het veld Ontvangers leeg laat, neemt de container de ontvangers over van de onderneming, de locatie, het project of de container waarin u het hebt aangemaakt. U kunt ontvangers op elk gewenst moment bekijken, toevoegen en verwijderen door te rechtsklikken op de container en naar Configureren > Deze container te gaan. U kunt ook gebruikers verwijderen die zijn overgenomen van de onderneming, de locatie of het project.
5. Als u bepaalde velden verplicht wilt maken wanneer gebruikers items aanmaken, klikt u op het plus symbool naast Veld voorkeuren en stelt u de velden die u verplicht wilt maken in op Waar.
6. Klik op Voltooien en daarna op OK.