Beheerders kunnen deze lijst met functie beschrijvingen gebruiken om te bepalen welke container functies beschikbaar moeten zijn in een onderneming, locatie en project.
| Functie | Standaard | Beschrijving | Vereist activering door Support |
|---|---|---|---|
| 4Portals bij container context toestaan | Nee | Deze functie zorgt ervoor dat 4Portal beschikbaar is naast de pagina Project overzicht. Het biedt een grafisch alternatief om de activiteit binnen uw project samen te vatten. | Ja |
| Alleen gefilterde formulieren toestaan | Ja | Als deze optie is ingeschakeld, kunt u de lijst met formulieren die beschikbaar zijn in een container verfijnen in plaats van de volledige lijst voor het project, de locatie of onderneming te zien. | Nee |
| Automatische naamgeving | Nee | Het systeem geeft automatisch een naam aan items die naar de applicatie worden ge-upload. Klik hier voor meer informatie. | Ja |
| Contract beheerder | Ja | Contract beheerder biedt gebruikers een reeks contracten en clausules die de implementatie van correcte projectbeheer principes en praktijken vergemakkelijken en juridische relaties tussen werkgevers en aannemers definiëren. | Ja |
| Standaard e-mail | Nee | U hebt de mogelijkheid om te selecteren welk standaard-e-mailadres verschijnt in uw meldingen van de applicatie. Deze instelling is standaard uitgeschakeld, maar kan op verzoek worden ingeschakeld. Deze optie kan worden ingesteld in een onderneming, locatie of project, waardoor u flexibiliteit krijgt met betrekking tot de oorsprong van waarschuwingen.
| Ja |
| Standaard ontvangers (document container) | Nee | Met deze instelling kunnen gebruikers een melding ontvangen wanneer een item is toegevoegd, gewijzigd of gereviseerd in een document container. Er wordt vervolgens een e-mail melding verzonden naar alle geselecteerde gebruikers. Opmerking: Als u deze instelling activeert, wordt de container functie E-mail ontvangers bij uploaden voorkomen opgeheven. | Ja |
| Adresboek | Ja | Met deze instelling wordt het adresboek op onderneming niveau ingeschakeld, zodat gebruikers alle andere gebruikers en organisaties in de onderneming kunnen bekijken. Alle distributiegroepen die op onderneming niveau zijn gemaakt, zijn ook zichtbaar. | Nee |
| Discussie containers | Ja | Discussie containers worden gebruikt om een discussie in Internet forum stijl over een bepaald onderwerp op te zetten. De voortgang kan worden gemonitord en de reacties kunnen worden gecontroleerd. | Nee |
| Dynamische virtuele containers | Ja | Dynamische virtuele containers zijn een middel om items van verschillende typen te verzamelen in één beheersbaar gebied. Dynamische virtuele containers zijn in de meeste opzichten vergelijkbaar met statische virtuele containers; Ze hoeven echter niet handmatig te worden bijgewerkt, omdat de inhoud dynamisch verandert. Als een item bijvoorbeeld wordt toegevoegd aan de dynamische virtuele container en het item vervolgens wordt gereviseerd, wordt de wijziging doorgevoerd in de container. | Nee |
| Document ontvangers standaard e-mailen | Nee | Deze optie zorgt ervoor dat het selecteren van een ontvanger er ook voor zorgt dat die automatisch wordt gemaild (bijvoorbeeld bij een nieuwe upload). | Ja |
| Formulieren | Ja | Met formulieren kunt u een reeks formulier sjablonen aanmaken, die gebruikmaken van algemeen gedeelde secties en besturingselementen. U kunt deze sjablonen gebruiken om ingevulde formulieren in document containers te maken, allemaal zonder dat u bestaande bestanden vanaf uw computer hoeft te uploaden. | Nee |
| Geoview | Ja | De GeoView functie is een interactieve kaart waarmee gebruikers een bepaalde locatie (een GeoTag) kunnen definiëren als eigenschap van een container of item op kleur. | Nee |
| Live Revise | Ja | Live Revise stelt gebruikers in staat om een live bestand in de applicatie te openen en te wijzigen. Zodra een bestand is geopend en gewijzigd met Live Revise, kan het worden opgeslagen, waardoor een nieuwe revisie van het bestand wordt gemaakt waarin de wijzigingen zijn opgenomen. Dit helpt het revisieproces voor gebruikers te stroomlijnen door de noodzaak weg te nemen om een nieuwe revisie te downloaden, aan te passen en vervolgens opnieuw te uploaden. | Nee |
| Voor Live Revise is uitchecken vereist | Ja | Met deze optie wordt afgedwongen dat een bestand wordt uitgecheckt uit de applicatie voordat de Live Revise functie beschikbaar wordt. | Nee |
| Metadata bijhouden | Nee | Dit brengt de informatie van een eerdere revisie door bij het toevoegen van een nieuwe revisie (bijv. status). Bij het uitvoeren van een nieuwe revisie van een item zal deze functie automatisch de metadata velden invullen in overeenstemming met wat al aanwezig is bij de vorige revisie. | Ja |
| Matrix transmissies | Ja | Met een matrix transmissie kunt u een selectie van bestanden distribueren naar een aantal ontvangers. Matrix transmissies worden door de applicatie volledig gecontroleerd en vastgelegd en bieden de mogelijkheid om items aan de onderneming zelf toe te voegen zonder ze eerst te hoeven downloaden. | Nee |
| Items verplaatsen | Ja | Met de functie Items verplaatsen kunt u een item van de ene container naar de andere verplaatsen. | Nee |
| Meerdere bestanden uploaden | Ja | Deze functie biedt een optie Bestand(en) uploaden in de lijst met items. U kunt deze optie gebruiken om meerdere bestanden tegelijk te uploaden door ze te slepen en neer te zetten, of door naar een map of naar bepaalde bestanden te bladeren. | Nee |
| Naamgeving conventie | Nee | Gebruik de functie Naamgeving conventie om te forceren dat documenten die naar Viewpoint For Projects™ worden ge-upload voldoen aan een specifieke naamgeving conventie (uw eigen naamgeving of een standaard zoals BS 1192), zodat de documentnamen consistent zijn. | Ja |
| Verzending van meldingen | Ja | Met verzonden meldingen kunt u een eenmalige aankondiging maken voor een lijst met gebruikers met bijlagen uit andere delen van de onderneming. Het verzenden van meldingen kan worden gezien als e-mail aankondigingen met de volgende voordelen:
| Nee |
| Numerieke revisie referentie | Nee | Hiermee kunnen gebruikers de standaard revisie referentie op een numerieke waarde instellen. Houd er rekening mee dat dit alleen zichtbaar is voor beheerders op onderneming niveau en van toepassing is op uw hele onderneming. Het kan dan worden uitgeschakeld op locatie of project locaties waar het niet gewenst is. | Ja |
| Persoonlijke agenda | Ja | De persoonlijke agenda is individueel voor het gebruikersaccount; hij is niet zichtbaar voor andere gebruikers van de applicatie. U kunt agenda gebeurtenissen invoeren om persoonlijke gelegenheden of taken te markeren. | Nee |
| Persoonlijke container | Ja | De persoonlijke container is een privégedeelte van de onderneming waarin u bestanden kunt opslaan om ze later opnieuw toe te wijzen aan andere containers of gewoon voor persoonlijke externe bestandenopslag. Elke gebruiker van de onderneming heeft toegang tot zijn eigen persoonlijke container waar geen andere gebruikers toegang toe hebben. | Nee |
| E-mail ontvangers bij uploaden voorkomen | Nee | Met deze functie kunt u bepalen of ontvangers al dan niet per e-mail op de hoogte worden gesteld wanneer items die naar containers zijn ge-upload, worden geregistreerd. Als het keuzevakje E-mail ontvangers bij uploaden voorkomen ingeschakeld is, wordt het keuzevakje Ontvangers via e-mail melden op het registratieformulier automatisch gedeselecteerd en uitgeschakeld. Dit betekent dat ontvangers geen e-mail melding ontvangen. Als het keuzevakje E-mail ontvangers bij uploaden voorkomen niet is ingeschakeld, is het keuzevakje Ontvangers via e-mail melden op het registratieformulier ingeschakeld. In dit geval kan de gebruiker die het item registreert, kiezen of ontvangers al dan niet een e-mail melding moeten ontvangen.Opmerking: De container functie Standaard ontvangers (document container) overschrijft deze instelling als beide zijn geïmplementeerd. | Nee |
| Voorkomen dat secundaire bestanden worden gedownload | Nee | Met deze optie voorkomt u dat gebruikers secundaire bestanden downloaden die aan een item zijn gekoppeld, tenzij ze de rechten Item wijzigen en Opheffen hebben. | Ja |
| Voorkomen dat het originele bestand wordt gedownload | Nee | Met deze optie voorkomt u dat gebruikers het originele bestand downloaden dat aan een item is gekoppeld, tenzij ze de rechten Item wijzigen en Opheffen hebben. | Ja |
| Project kalender | Ja | De project kalender wordt gebruikt om agenda gebeurtenissen op project niveau vast te leggen. Andere gebruikers kunnen op de hoogte worden gebracht en zij zien de gebeurtenissen ook in hun eigen project agenda. | Ja |
| Openbare bestanden | Ja | De openbare bestanden-functionaliteit van Viewpoint For Projects™ stelt gebruikers in staat om items openbaar toegankelijk te maken voor mensen die geen account voor Viewpoint For Projects™ hebben (vergelijkbaar met bestandshosting). | Nee |
| Document bestandstype uit naam verwijderen | Nee | Deze optie wordt gebruikt om de extensie weg te laten bij het uploaden van items rechtstreeks naar de web app en via de huidige plug-ins van Explorer en Outlook. De optie is alleen zichtbaar voor systeembeheerders. | Ja |
| Rapporten | Ja | Selecteer deze optie om het opslaan van zoekcriteria als rapport in te schakelen. Het rapport is dan makkelijk toegankelijk via het rapportage menu en kan steeds opnieuw worden gebruikt (in plaats van een afzonderlijke zoekopdracht te definiëren die telkens moet worden uitgevoerd). | Nee |
| Zoeken op aangepaste velden is standaard ingesteld op AND (in plaats van OR) | Nee | Met deze optie stelt u zoekparameters in voor aangepaste velden die AND moeten gebruiken (wat betekent dat de criteria overeenkomen in elk van de aangepaste velden die u in uw zoekopdracht omschrijft, in plaats van het ene of het andere). | Ja |
| Statische virtuele containers | Ja | Statische virtuele containers zijn een middel om meerdere items van verschillende typen (d.w.z. tekeningen, documenten en taken enz.) in één beheersbaar gebied te verzamelen. Statische virtuele containers worden niet automatisch bijgewerkt om nieuwe revisies van items vast te leggen. In plaats daarvan is de inhoud statisch en moeten updates van items handmatig worden geregistreerd met behulp van de functionaliteit Controleren op updates. Statische virtuele containers kunnen alleen op projectniveau worden gemaakt en ze kunnen ook als subcontainers binnen document containers worden gemaakt. | Nee |
| Taak containers | Ja | Taken worden gebruikt om personen op de hoogte te stellen van specifieke actiepunten die moeten worden voltooid. Tijdschema's en deadlines kunnen worden vastgesteld en de voortgang van taken kan worden bijgehouden. | Nee |
| Sjablonen | Nee | Met deze functie kunt u statische sjablonen van een onderneming, locatie of project maken. Hierdoor kunt u met groot gemak specifieke gedeelten van uw onderneming dupliceren. | Ja |
| Inschrijving | Nee | Met deze functie kan een inschrijving project worden aangemaakt om het inschrijving proces te beheren. | Ja |
| Zichtbare markeringen | Nee | Hiermee kunnen markeringen zichtbaar worden gemaakt op gekoppelde locaties, en ook op de oorspronkelijke locatie van het document. | Ja |
| Workflow zichtbaarheid (organisatie van revisie eigenaar toestaan) | Nee | Hierdoor kan iedereen van één organisatie items zien binnen een niet-zichtbare workflow (in plaats van alleen de eigenaar). | Ja |
| Workflows | Ja | Workflows kunnen de richting van informatie rond een projectteam bepalen of de zichtbaarheid van geregistreerde items tijdens of na voltooiing van de workflow beperken. Workflows bieden ook de mogelijkheid om de geldigheid van een item te controleren voordat het voor een breder publiek wordt gepubliceerd. Typische voorbeelden van waar workflows worden gebruikt, zijn onder meer het ontwerp beoordelingsproces, het stage gate beoordelingsproces, eenvoudige QA-controle en status beoordelingen. | Nee |