U kunt een document container aanmaken en er een e-mail dropbox van maken, zodat u items rechtstreeks naar de container kunt e-mailen.
U kunt een document container maken in een onderneming, locatie, project of in een andere document container.
- Als de e-mail wordt verzonden vanaf een e-mailadres dat is gekoppeld aan een gebruiker in de applicatie, worden het e-mailadres en de bijlage gekoppeld aan die gebruiker.
- Als de e-mail is verzonden vanaf een e-mailadres dat niet aan een gebruiker is gekoppeld, koppelt de applicatie de e-mail en bijlagen aan het standaard gebruikersaccount 4PAdmin.
- Rechtsklik op de plaats waar u de e-mail dropbox wilt aanmaken en ga naar .
- Voer een Naam en Beschrijving voor uw container in.
- Bepaal of u wilt dat de container privé is en maak uw keuze onder Privé beveiliging.
- Hiermee bepaalt of u wilt dat andere gebruikers meldingen ontvangen wanneer er activiteit plaatsvindt in deze container. Selecteer onder Standaard e-mail ontvanger de activiteit waarvan u gebruikers op de hoogte wilt stellen en selecteer vervolgens de gebruikers die u meldingen wilt laten ontvangen.
| Optie | Beschrijving |
|---|
| Toevoegen | Schakel dit keuzevakje in als ontvangers op de hoogte moeten worden gesteld wanneer er nieuwe items aan de container zijn toegevoegd. |
|---|
| Wijzigen | Schakel dit keuzevakje in als ontvangers moeten worden geïnformeerd wanneer items in de container zijn gewijzigd. |
|---|
| Reviseren | Schakel dit keuzevakje in als ontvangers op de hoogte moeten worden gesteld wanneer er nieuwe revisies in de container zijn gemaakt. |
|---|
Belangrijk: Ontvangers kunnen alle items zien die naar deze container zijn ge-upload.
Als u het veld Ontvangers leeg laat, neemt de container de ontvangers over van de onderneming, de locatie, het project of de container waarin u het hebt aangemaakt. U kunt ontvangers op elk gewenst moment bekijken, toevoegen en verwijderen door te rechtsklikken op de container en naar te gaan. U kunt ook gebruikers verwijderen die zijn overgenomen van de onderneming, de locatie of het project.
- Vouw de sectie E-mail dropbox uit en selecteer E-mail dropbox.
- Gebruik het veld E-mailadres van dropbox om het adres van de dropbox te definiëren en klik vervolgens op het symbool Beschikbaarheid controleren om te controleren of het e-mailadres niet al voor een andere dropbox is gebruikt.
- Selecteer de Item status die moet worden toegewezen aan de items die per e-mail naar de dropbox worden verzonden.
- Selecteer het Bestandstype van inkomende e-mails.
Selecteer bijvoorbeeld PDF als u wilt dat de e-mails die naar de dropbox worden verzonden, worden opgeslagen als PDF's.
Opmerking: Als u de e-mail wilt verwijderen en alleen e-mail bijlagen wilt opslaan, selecteert u Uitsluiten.
- Als bijlagen bij de e-mail als afzonderlijke items moeten worden gemaakt, selecteert u Ja bij Bijlagen extraheren.
- Als u bepaalde velden verplicht wilt maken wanneer gebruikers items aanmaken, klikt u op het plus symbool naast Veld voorkeuren en stelt u de velden die u verplicht wilt maken in op Waar.
- Klik op Voltooien en daarna op OK.
