Met een matrix transmissie kunt u een selectie van individuele documenten of de inhoud van een volledige container of werkpakket aan een aantal ontvangers distribueren. Eenmaal aangemaakt kunnen ze handmatig worden gereviseerd en opnieuw verzonden, of worden gepland om automatisch te controleren op bijgewerkte inhoud en opnieuw worden verzonden.
Belangrijk: Transmissies die voor individuele documenten zijn afgegeven, volgen niet deze planning en worden automatisch gereviseerd. Deze functie werkt alleen bij transmissies die voor containers zijn afgegeven.
Deze acties zijn afhankelijk van uw rechten. Als u geen van de acties hierboven kunt uitvoeren, moet u mogelijk contact opnemen met de beheerder om uw rechten te wijzigen.
- Navigeer naar in een project.
Er verschijnt een lijst met matrix transmissies die al in het project zijn aangemaakt.
- Klik op het symbool Nieuwe matrix transmissie om het dialoogvenster Matrix transmissie details te openen.
- Voer de Naam en Beschrijving voor de transmissie in.
- Wijzig indien nodig het oorspronkelijke revisienummer in het veld Revisie referentie.
- Wijzig indien nodig de gebruikersnaam in het veld Eigenaar.
- Gebruik het veld Status om de status van de transmissie te selecteren.
Statussen worden aangemaakt en onderhouden door de beheerder.
- Schakel het keuzevakje Interne ontvangers e-mailen in als de transmissie e-mails moet verzenden naar gebruikers van Viewpoint For Projects.
Opmerking: Als u dit keuzevakje niet inschakelt, zien ontvangers de transmissie alleen op de pagina Project overzicht.
- Schakel het keuzevakje Ontvanger afmelden voor e-mail opheffen in als gebruikers van Viewpoint For Projects een e-mail moeten ontvangen, zelfs als ze hun gebruikersaccount zo hebben ingesteld dat ze geen e-mails ontvangen.
- Schakel het keuzevakje Privé items in containers opnemen in als de privé items moeten worden opgenomen in de transmissie.
Opmerking: Ontvangers kunnen deze items alleen bekijken als ze de juiste rechten hebben.
- Selecteer het keuzevakje Niet-zichtbare items in container opnemen als items met een niet-zichtbare workflow beëindiging status of binnen een niet-zichtbare beslissing node in de transmissie moeten worden opgenomen.
- Selecteer het keuzevakje Alleen wijzigingen in e-mail melding weergeven, zodat u alleen de wijzigingen in e-mail meldingen kunt weergeven.
Dit geeft ontvangers meer duidelijkheid over wat er is gewijzigd. Wanneer deze optie wordt gebruikt, zijn de resulterende e-mail meldingen veel korter en worden ze sneller geladen, met name op mobiele apparaten.
- Gebruik de sectie Matrix transmissie schema als u wilt dat de transmissie met regelmatige tussenpozen wordt verzonden.
- Klik op Volgende.
- Gebruik de link Container(s) toevoegen/verwijderen om een container met items aan de transmissie toe te voegen.
- Gebruik de link Toevoegen/verwijderen bijlage(n) om items aan de transmissie toe te voegen.
- Gebruik de link Ontvanger(s) toevoegen/verwijderen om gebruikers aan de transmissie toe te voegen.
- Klik op Verzenden.
De transmissie wordt naar de geselecteerde ontvangers verzonden. Als er een schema voor de transmissie is ingesteld, worden extra transmissies verzonden op basis van het schema.
