In een workflow is het soms handig om een wijziging te kunnen aanbrengen in een document (bijv. om een voorblad toe te voegen voor stempels van architecten/adviseurs).
De mogelijkheid om een document binnen een workflow te wijzigen wordt bepaald door de configuratie van die workflow. Een beheerder beslist of wijzigingen of revisies binnen een workflow al dan niet toegestaan zijn. Als deze functies niet beschikbaar zijn, kan het zijn dat ze zijn uitgeschakeld door de beheerder voor de workflow.