U kunt extra distributielijsten toewijzen aan een formulier sjabloon in een project, zodat wanneer u een workflow status verandert, een PDF-kopie van het formulier naar de distributielijst wordt verzonden. Deze lijst is een aanvulling op andere distributielijsten die zijn ingesteld voor de formulier sjabloon op het niveau van de bedrijfseenheid.

1. Controleer of de juiste bedrijfseenheid is geselecteerd in het veld Bedrijfseenheid en of het juiste project is geselecteerd in het veld Project.
2. Selecteer Project instellingen > Toewijzen > Formulier sjablonen.
3. (Optioneel) Gebruik in het scherm Formulier sjablonen het deelvenster Zoeken om de gewenste formulier sjabloon te vinden.
   1. Voer zoekcriteria in.
   2. Selecteer het keuzevakje Project formulier sjabloon.
   3. Klik op Zoeken.
4. In het deelvenster Project formulieren rechtsklikt u op de formulier sjabloon en selecteert u Distributielijst om het venster Distributielijst te openen.
   
5. In het venster Distributielijst klikt u in de kolomkop Project distributielijst op en selecteert u Distributielijst toevoegen.
   Het venster Distributielijsten toevoegen verschijnt.

   

   1. In het vensterDistributielijsten toevoegen klikt u op de keuzelijstpijl voor het veld Selecteer een status, vinkt u het keuzevakje aan voor elke status waaraan u de distributielijst wilt toewijzen en klikt u vervolgens op Sluiten.
      Belangrijk: Bij het configureren van formulierschema meldingen, moet u ervoor zorgen dat u de distributielijst aan de eerste status van het formulier toewijst.
   2. Selecteer als volgt een distributielijst:
      • Klik in het veld Zoeken, typ de naam van de distributielijst die u aan de status wilt toewijzen, en klik vervolgens op Zoeken.
      • Selecteer in de tabel Distributielijst het keuzevakje voor elke distributielijst die u wilt toewijzen.

      Opmerking: De distributielijsten weergegeven in de kolom Distributielijst voor elke status worden toegewezen op bedrijfseenheid niveau en kunnen niet op project niveau worden gewijzigd. U hoeft deze lijsten niet opnieuw aan de status toe te wijzen.
   3. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het venster Distributielijst.
6. (Optioneel) Als u een project organisatie in de formulier distributie wilt opnemen, klikt u in het scherm Distributielijst op in de kolom Project organisaties en selecteert u vervolgens Project organisatie toevoegen.
   1. In het venster Project organisatie toevoegen klikt u op de keuzelijstpijl voor het veld Selecteer een status, selecteert u het keuzevakje voor elke status waaraan u de organisatie wilt toewijzen en en klikt u vervolgens op Sluiten.
   2. Selecteer als volgt een organisatie:
      • Klik in het veld Zoeken, typ de naam van de organisatie die u aan de status wilt toewijzen, en klik vervolgens op Zoeken.
      • Selecteer in de tabel Organisatie het keuzevakje voor elke organisatielijst die u wilt toewijzen.
   3. Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan en terug te keren naar het venster Distributielijst.
7. (Optioneel) Als u een extern e-mailadres wilt toevoegen:
   1. Klik op het plusteken naast Project distributielijst en klik op Extern e-mailadres toevoegen.
   2. Selecteer een status om op het externe e-mailadres toe te passen.
   3. Voer het externe e-mailadres in.
   4. Klik op Opslaan.
8. (Optioneel) Selecteer naast elke status keuzevakjes om PDF-kopieën van het formulier naar extra ontvangers te verzenden:
   • Afgegeven door gebruiker melden
   • Afgegeven door organisatie melden
   • Afgegeven aan organisatie melden
9. Klik op Sluiten.