Attribuer une Liste de distribution à un formulaire au niveau de l’entité

Vous pouvez attribuer une liste de distribution aux statuts de flux de travail dans un modèle de formulaire au niveau de l’entité. Lorsque le modèle de formulaire est attribué un projet, le formulaire va inclure cette liste de distribution. Il s’agit d’une liste des personnes qui reçoivent un email avec un PDF d’un formulaire lorsqu’un statut de flux de travail a changé sur le formulaire.

Une liste de distribution doit avoir déjà été créée. Pour de plus amples informations, référez-vous à Créer une liste de distribution pour les formulaires.
Bien que vous puissiez attribuer une liste de distribution au niveau de l’entité ; en général, les listes de distribution sont configurées au niveau du projet plutôt qu’au niveau de l’entité. Du fait que la liste des personnes qui devraient recevoir le formulaire diffère normalement selon le projet.
Raccourci : Configuration de l'entreprise > Standards et modèles > Modèles de formulaire commercial > Configurer les modèles de formulaire
  1. Vérifiez que l’entité correcte soit sélectionnée dans le champ Entité, et qu’aucun projet n’est sélectionné dans le champ Projet.
  2. Sélectionnez Configuration de l’entreprise > Standards et modèles > Modèles de formulaires > Configurer les modèles de formulaire.
  3. (Facultatif) Dans l’écran Configurer les modèles de formulaire, utilisez l’onglet Rechercher pour rechercher le modèle de formulaire auquel vous souhaitez attribuer une liste de distribution. Entrez les critères dans les champs de recherche, et cliquez sur Rechercher.
  4. Dans la grille, cliquez avec le bouton droit sur le modèle de formulaire, et cliquez sur Liste de distribution.
  5. Dans la fenêtre Liste de distribution, dans la colonne Liste de distribution, cliquez sur , et puis cliquez sur Ajouter la liste de distribution.
  6. Dans le champ Veuillez sélectionner un statut dans la fenêtre Ajouter des listes de distribution, cliquez sur un ou plus statuts auxquels vous souhaitez attribuer la liste de distribution, puis cliquez sur Fermer.
  7. (Facultatif) Utilisez le champ Rechercher pour rechercher la liste de distribution que vous souhaitez attribuer au statut, puis cliquez sur Rechercher.
  8. Dans la grille Liste de distribution, sélectionnez une ou plus listes de distribution à attribuer. Cliquez sur Enregistrer.
  9. Répétez les étapes 5 à 8 jusqu’à ce que tous les statuts aient été attribués une ou plus listes de distribution.
  10. (Facultatif) A côté de chaque statut, cochez cette case pour envoyer un PDF du formulaire à destinataires supplémentaires :
    • Notification émise par personne
    • Notification émise par l'organisation
    • Notification émise à l'organisation
  11. Cliquez sur Fermer.